Digitale Archivierung – was gilt es zu beachten?

Mit der fortschreitenden Digitalisierung gehen immer mehr Unternehmen dazu über, Systeme zur digitalen Archivierung zu nutzen. Dadurch lassen sich Ressourcen, Geld und Zeit einsparen sowie Fehler reduzieren. Mit Blick auf die Coronakrise ist auch nicht zu unterschätzen, dass ein digitales Dokumentenmanagement die Arbeit im Homeoffice nicht nur erleichtern, sondern in vielen Fällen sogar erst ermöglichen kann.

Neben den technischen Herausforderungen, die eine Umstellung auf eine digitale Archivierung mit sich bringt, müssen auch die gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden. Diese ergeben sich insbesondere aus den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) sowie den Vorschriften aus der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen (GeschGehG).