Die digitale Betriebsanleitung für Maschinen

Nach der aktuellen Rechtslage müssen Hersteller ihren Maschinen ausführliche Betriebsanleitungen in Papierform beifügen. Die Betriebsanleitungen müssen zudem in der Sprache des Nutzerlandes vorliegen. Lässt sich dies für den Hersteller nicht voraussehen, bleibt nur der Weg der Übersetzung in alle Amtssprachen der EU. Diese vergrößert naturgemäß den Druckaufwand erheblich.

Nach Art. 10 Abs. 7 i.V.m. Anhang III Punkt 1.7.4. des Entwurfs der Maschinen-VO kann die Betriebsanleitung künftig auch digital bereitgestellt werden. Dies ist zweifellos der erhoffte Schritt in die „richtige“ Richtung. Allerdings gibt es in diesem Zusammenhang doch noch etliche Fallstricke.

So soll der Hersteller nach Art. 10 Abs. 7 UAbs. 2 weiterhin die Sicherheitsinformationen in Papierformat zur Verfügung stellen, die wesentlich für die Inbetriebnahme der Maschine und für deren sichere Verwendung sind. Dies gilt, sofern die Maschine für die nicht-professionelle Verwendung bestimmt sind oder wenn diese den nach vernünftigerweise vorhersehbaren Umständen von nicht-professionellen Verwendern genutzt werden kann, selbst wenn sie nicht für diese bestimmt ist.

In der Praxis lassen sich jedoch sicherheitsrelevante von nicht sicherheitsrelevanten Inhalten der Betriebsanleitung nicht trennen. Demnach sind nach dem aktuellen Kompromissvorschlag künftig digitale Betriebsanleitungen primär für den Vertrieb von Maschinen im B2B-Bereich zulässig und nicht im B2C-Bereich.

Zudem wird nach dem aktuellen Entwurfsstand die Möglichkeit zur Lieferung der digitalen Anleitung durch Art. 10 Abs. 7 UAbs. 1 a.E. dadurch aufgeweicht, dass der Hersteller auf Wunsch des Endkunden binnen sechs Monaten ab Kauf der jeweiligen Maschine Papierfassungen der Betriebsanleitungen kostenlos nachliefern muss. Diese Frist beginnt mit dem Erwerb der Maschine durch den Endkunden.

Die digitale Betriebsanleitung muss die auch bislang bestehenden allgemeinen Anforderungen an die Betriebsanleitung erfüllen. Was genau unter der Digitalisierung der Betriebsanleitung zu verstehen ist, lässt der aktuelle Entwurf offen. In Art. 10 Abs. 7 lit. a-c) des Kompromissvorschlags der Maschinen-VO sind lediglich Anforderungen an den Hersteller formuliert, wie die Betriebsanleitung in digitalem Format bereitgestellt werden muss.

So muss der Hersteller auf dem Maschinenprodukt und in einem Begleitpapier angeben, wie auf die digitalen Anweisungen zugegriffen werden kann. Außerdem muss der Hersteller die Betriebsanleitung in einem Format bereitstellen, das dem Endverwender ermöglicht, die Anweisungen auszudrucken und herunterzuladen und sie auf einem elektronischen Gerät zu speichern, sodass er jederzeit, insbesondere bei einem Ausfall der Maschine, darauf zugreifen kann. Dies gilt auch, wenn die Betriebsanleitung in die Software der Maschine eingebettet ist. Die digitale Betriebsanleitung muss für die erwartete Nutzungsdauer der Maschine und nicht weniger als zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen der Maschine online zugänglich sein. Zudem muss gemäß Art. 10 Abs. 7 des Entwurfs eindeutig beschrieben sein, welchem  Produktmodell die Betriebsanleitung und die Informationen entsprechen.

Die Maschinen-Verordnung folgt damit dem Gebot der „Technikneutralität“ und überlässt die technische Umsetzung den Unternehmen. Diese stehen damit vor der Situation, die bisherige Informationsmasse aus der Betriebsanleitung in ein digitales Format zu überführen, das zugleich die Nutzbarkeit der Anleitung und ihre Verständlichkeit gewährleistet. Dies können simple Ansätze zur Digitalisierung wie das Erstellen einer PDF-Datei sicherlich nicht leisten. Die Informationen müssen didaktisch aufbereitet sein, ein Führen des Nutzers durch die digitale Informationsmasse ist erforderlich. Dies ist äußerst anspruchsvoll.

Im Vergleich zur aktuellen Rechtslage werden sich die Anforderungen an die Betriebsanleitung nach dem jetzigen Entwurfsstand nur punktuell verändern. Im B2C-Bereich wird es bei der ausnahmslosen Verpflichtung für die Hersteller bleiben, die Betriebsanleitung in Papierform und in der jeweiligen Sprache der Maschine beizufügen. Lediglich im B2B-Bereich wird es nach dem aktuellen Stand zu Änderungen und potenziell Erleichterungen für die Hersteller kommen. Sie können in diesem Bereich auch eine rein digitale Betriebsanleitung zur Verfügung stellen, müssen jedoch nach Aufforderung durch den Endkunden innerhalb der ersten sechs Monate nach dem Erwerb der Maschine eine Papierfassung der Betriebsanleitung nachreichen.

Die EU-Maschinen-Verordnung soll voraussichtlich noch 2023 erlassen werden. Sie wird nach Art. 52 des Kompromissvorschlags 42 Monate nach ihrem Inkrafttreten anwendbar sein. Die Hersteller müssen daher ab Ende 2026 bzw. Anfang 2027 die neue Maschinen-Verordnung umsetzen. Dieser Zeitraum ist eher knapp bemessen. Erfahrungsgemäß führen Digitalisierungsprojekte in der technischen Dokumentation schon alleine aufgrund der Notwendigkeit der Schaffung der technischen Möglichkeiten zu einem erheblichen Aufwand auch in zeitlicher Hinsicht. Es ergibt sich daher unmittelbar Handlungsbedarf für die Unternehmen, bereits jetzt in die Planung und Umsetzung der digitalen Betriebsanleitung einzusteigen.