Digitalisierung in der Verwaltung – Die E-Rechnungsverordnung

Hintergrund der Regelungen

Grundlage ist  die Digitalstrategie des Bundes, mit der die Bundesregierung die Digitalisierung vorantreiben will. Insbesondere soll die Verwaltung moderner und unbürokratischer werden. Die Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes – kurz E-Rechnungsverordnung – wurde bereits am 6. September 2017 verabschiedet und regelt die Abrechnung von Leistungen nach Erfüllung öffentlicher Aufträge. Die Verordnung beruht auf einem deutschen Gesetz, das aber letztlich europäische Vorgaben umsetzen soll.

Wen betrifft die Verordnung?

Die Verordnung verpflichtet öffentliche Stellen, elektronische Rechnungen anzunehmen und weiterzuverarbeiten. Hinzu kommt künftig die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung für alle im Auftrag des Bundes tätigen Unternehmer. Ausnahmen gelten lediglich für Rechnungen, die nach Erfüllung eines Direktauftrags bis zu einem Betrag von 1.000 Euro gestellt werden, bestimmte Verteidigungs- und sicherheitsspezifische Aufträge betreffen oder im Rahmen von Organleihen gestellt werden. Die E-Rechnungsverordnung gilt zunächst nur für den Bereich des Bundes. Die Bundesländer und damit auch die Kommunen werden nicht erfasst. Vielmehr müssen die Länder die europäischen Vorgaben zur E-Rechnung individuell umsetzen. Stichtag für die Behörden der Bundesländer ist hier bereits der 01.04.2020, die Pflicht für Unternehmen zur Ausstellung einer solchen E-Rechnung ist jedoch nicht einheitlich geregelt.

Welche Anforderungen werden gestellt?

Kernelement der elektronischen Rechnung ist ein strukturiertes elektronisches Format, das die automatische Verarbeitung des Dokuments ermöglicht. PDF-Dateien, Bilddokumente und eingescannte Papierrechnungen sind damit ausgeschlossen. Die Rechnung muss in dem Format ausgestellt und übermittelt werden. Für das Format sieht die Verordnung grundsätzlich den nationalen Datenaustauschstandard XRechnung vor. Hierbei handelt es sich nicht um ein eigenständiges Dateiformat, sondern um ein Datenmodell, welches im vom IT-Planungsrat als maßgeblich für die Umsetzung der europäischen Vorgaben festgelegt wurde und auf XML basiert. Dadurch wird insbesondere das von der europäischen Richtlinie geforderte Kriterium der Interoperabilität erfüllt.

Neben der grundsätzlichen Pflicht zur Nutzung der XRechnung sieht die Verordnung auch die Möglichkeit vor, eine andere Norm zu nutzen, wobei aus dieser Formulierung schon ersichtlich wird, dass XRechnung bevorzugt verwendet werden sollte. Die alternativ genutzte Norm muss den europäischen Vorgaben genügen, das heißt sie muss insbesondere auch interoperabel sein. Die europäischen Anforderungen an das Datenmodell ergeben sich aus der Definition des Europäischen Komitees für Normung CEN (Comité Européen de Normalisation). Hier bietet sich als Alternative zur XRechnung insbesondere ZUGFeRD an. Dabei handelt es sich um ein Dokumentenformat, das aus zwei Bestandteilen besteht. Es kombiniert die visuelle Darstellung der Rechnung (als PDF) und die maschinenlesbare strukturierte Darstellung der Daten (als XML). Hierdurch besteht für Unternehmen die Möglichkeit, ohne den stets erforderlichen Aufwand für die Umwandlung des nur maschinenlesbaren Formats XML, eine prüfbare und revisionssichere elektronische Rechnungslegung zu implementieren.

Die Rechnungsübermittlung muss zwingend über ein Verwaltungsportal des Bundes erfolgen, welches sich momentan allerdings noch im Aufbau befindet. Als Unternehmer muss man sich mit einem Nutzerkonto beim Verwaltungsportal registrieren, wodurch eine eindeutige und schnelle Zuordnung der elektronischen Rechnungen erfolgen soll. Zudem soll der Eingang sowie die formelle Fehlerhaftigkeit einer eingereichten E-Rechnung automatisiert erkannt und der Rechnungssteller hierüber benachrichtigt werden.

Bei der Übermittlung von Rechnungen stellt sich die Frage, welche technischen und gesetzlichen Vorgaben zu beachten sind. Insbesondere werden hier Aspekte der Datensicherheit und des Datenschutzes relevant, sofern in der E-Rechnung personenbezogene Daten enthalten sind - wovon in der Regel ausgegangen werden kann. An dieser Stelle wirkt sich die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) aus, die angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten fordert. Angesichts der sich stetig zuspitzenden Gefahrenlage auf dem Feld der Cybersecurity sind solche Maßnahmen unerlässlich, um die Vertraulichkeit und Integrität der Daten zu schützen und datenschutzkonform zu agieren. Beispielhaft sei hier der Mindeststandard der Transportverschlüsselung genannt, der aber bei kritischen Daten sogar um eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ergänzt werden sollte.

Unser Kommentar

Mit Verabschiedung der E-Rechnungsverordnung verfolgt die Bundesregierung ihre Digitalstrategie weiter. Mit der Einführung der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung geht die Bundesregierung über die von der europäischen Richtlinie geforderten Maßnahmen hinaus, die lediglich eine Pflicht der Verwaltung zur Entgegennahme von elektronischen Rechnungen vorgibt. Gleichwohl kann die Verpflichtung zur E-Rechnung die Entwicklung eines einheitlichen Standards in den Unternehmen fördern und so auch die elektronische Rechnungsstellung von Unternehmern untereinander vereinfachen.

Dies könnte neben den offensichtlichen Kosteneinsparungen bei der Rechnungsstellung auch die Optimierung von Unternehmensprozessen mit sich bringen und so positive Effekte für die Wirtschaft erzielen. Bei der Umsetzung der E-Rechnungsverordnung sollten Unternehmen aber auch die gesetzlichen Vorgaben zum Datenschutz sowie zur IT-Sicherheit stets im Blick haben. Anderenfalls drohen nicht nur öffentlichkeitswirksame Datenpannen, sondern gegebenenfalls auch Bußgelder und Schadensersatzansprüche.

Gerrit Feuerherdt
Rechtsanwalt
Associate
IP/IT

Yvonne Wolski
Wissenschaftl. Mitarbeiterin
IP/IT