FAQ Abfragepflicht Wettbewerbsregister

Es gilt § 6 Abs. 1 WRegG. Ab einem Auftragswert von EUR 30.000 (netto) besteht für öffentliche Auftraggeber und Konzessionsgeber vor Erteilung des Zuschlags eine Abfragepflicht beim Wettbewerbsregister. Auftraggeber in den Bereichen Wasser, Energie, Verkehrsversorgung und Postdienste sowie Konzessionsgeber sind ab Erreichen der EU-Schwellenwerte zur Abfrage verpflichtet. Die Abfragepflicht bezieht sich auf den Bieter, der für die Zuschlagserteilung in Betracht kommt.

Wenn die Voraussetzungen des § 6 Abs. 1 WRegG vorliegen (siehe I.), wird die Abfrage für öffentliche Auftraggeber verpflichtend. Zu den öffentlichen Auftraggebern gehören öffentliche Auftraggeber auf Bundes- und auf Landesebene, d.h. oberste, obere, mittlere und untere Bundes- bzw. Landesbehörden und deren Beteiligungsgesellschaften und die bundes- bzw. landesunmittelbaren juristischen Personen des öffentlichen Rechts i.S.v. § 99 Nr. 2 GWB. Zu den öffentlichen Auftraggebern gehören auch öffentliche Auftraggeber auf kommunaler Ebene, also Städte, Gemeinden, Kreise, Kommunalverbände und kommunale Beteiligungsgesellschaften i.S.v. § 99 Nr. 2 GWB. Ebenfalls umfasst sind mischfinanzierte öffentliche Auftraggeber wie z. B. privatrechtlich organisierte Forschungsinstitute sowie projektbezogene Auftraggeber nach § 99 Nr. 4 GWB.

Für diese Auftraggeber besteht ein abweichender Registrierungsprozess. Diese Besonderheit beschränkt sich auf „reine“ projektbezogene Auftraggeber, d. h. auf Auftraggeber, die nur aufgrund der überwiegenden öffentlichen Subventionierung eines bestimmten Bauvorhabens oder damit in Verbindung stehender Dienstleistungen oder Wettbewerbe öffentliche Auftraggeber sind.

Wichtig: Auftraggeber, die für einzelne Bauvorhaben Zuwendungen von staatlicher Seite erhalten, aber unabhängig davon bereits die Voraussetzungen nach § 99 Nr. 1, 2 oder 3 GWB erfüllen, registrieren sich nach der Standardvorgehensweise (siehe IV.).

Die Stellung des Registrierungsantrags kann auf zwei unterschiedlichen Übermittlungswegen erfolgen:

1. Besonderes elektronisches Behördenpostfach (beBPo)

Das beBPo ist ein sicherer Übermittlungsweg zur elektronischen Kommunikation, der auf der Infrastruktur des Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfachs (EGVP) basiert und für den elektronischen Rechtsverkehr von Behörden und juristischen Personen des öffentlichen Rechts mit den Gerichten entwickelt wurde. Berechtigt bzw. verpflichtet zur Einrichtung eines beBPo sind nach den Vorschriften zum elektronischen Rechtsverkehr Behörden und juristische Personen des öffentlichen Rechts.

Die Bezeichnung des beBPo des Wettbewerbsregisters im EGVP-Empfängerverzeichnis für die Übermittlung von Registrierungsanträgen lautet: Bundeskartellamt Wettbewerbsregister.

2.  De-Mail nach dem De-Mail-Gesetz (De-Mail-G)

Sofern kein beBPo eingerichtet ist, kann die Übermittlung des Registrierungsantrages auch über ein De-Mail-Postfach nach De-Mail-Gesetz (De-Mail-G) erfolgen. Organisationen, die sich als Auftraggeber für die Abfrage des Wettbewerbsregisters registrieren, deren Eigenschaft als öffentlicher Auftraggeber (Eigenschaft als abfrageberechtigter Auftraggeber nach § 6 Abs. 1 WRegG) jedoch nicht ohne Weiteres ersichtlich ist – insbesondere juristische Personen des privaten Rechts – nutzen hierfür das De-Mail-Postfach einer der Stellen, von der sich die Auftraggebereigenschaft i.S.d. § 99 GWB ableitet (beispielsweise Kommune).

Die De-Mail-Adresse für die Übermittlung von Registrierungsanträgen an das Wettbewerbsregister lautet: registrierung-webreg@egvp.de-mail.de.

Der Registrierungsprozess läuft in vier Schritten ab:

1. Registrierung bei SAFE

Im ersten Schritt authentifiziert sich der Auftraggeber mit der Registrierung als Auftraggeber gegenüber der Registerbehörde. Hierfür benennt jeder Antragsteller in einem Registrierungsantrag bis zu drei Identitätsadministratoren[1], die in ihrer Organisation für die Verwaltung von Nutzern vorgesehen sind. Diese Identitätsadministratoren müssen über eine Identität im Identitätsmanagementsystem SAFE[2] (Secure Access to Federated e-Justice/e-Government) verfügen und daher vom Antragsteller vor Übermittlung des Registrierungsantrags an die Registerbehörde selbständig darin angelegt werden. SAFE ist ein im Auftrag der Bund-Länder-Kommission für Informationstechnik in der Justiz entwickeltes Identitätsmanagementsystem, das bereits von Justiz und öffentlicher Verwaltung als Basisdienst für die Authentisierung von Nutzern verwendet wird. Da der Registrierungsdienst von SAFE über das Internet zugänglich ist, wird dafür keine weitere Software benötigt. Am Ende der Registrierung erhält der Auftraggeber die SAFE-ID.

2. Ausfüllen des Antragsformulars

Mit dem Antragsformular der Registerbehörde zur Bestellung von Identitätsadministratoren wird die Freischaltung der im SAFE-System als Identitätsadministratoren registrierten Personen beantragt. Vor der Antragstellung ist daher zwingend die Registrierung im SAFE-System vorzunehmen. Die in SAFE eingegebenen Daten der Beschäftigten und die am Ende erhaltene SAFE-ID werden für das Ausfüllen des Antrages auf Freischaltung benötigt. Der Antrag ist von dem Verantwortlichen für die Antragstellung maschinell zu unterschreiben.

3. Bei Auftraggebern nach § 99 Nr. 2 GWB: Kontakt mit Gebietskörperschaft aufnehmen

Sofern kein eigenes Postfach (beBPo oder De-Mail-G) bei dem Auftraggeber vorhanden ist, ist Kontakt mit der zuständigen Gebietskörperschaft (z. B. Kommune) aufzunehmen.  Die Gebietskörperschaft muss die Auftraggebereigenschaft bestätigen und das Postfach zur Verfügung stellen. Die Rückantwort zur Antragstellung erfolgt ebenfalls über dieses Postfach. Es ist zusätzlich Abschnitt 5 im Antragsformular von der übermittelnden Stelle auszufüllen.

4. Bearbeitungsnachricht von der Registerbehörde und Nutzerfreischaltung

Nach der Bearbeitung des Antrags erhält der Auftraggeber eine Bearbeitungsnachricht der Registerbehörde. Diese wird an das Postfach übermittelt, von dem aus der Antrag gesendet wurde.

Im letzten Schritt werden dann Nutzer eigenverantwortlich durch die Identitätsadministratoren ihrer Organisation freigeschaltet und verwaltet. Hierfür ist eine eigene Registrierung der Nutzer im Identitätsmanagementsystem SAFE erforderlich. Für den Zugriff auf das Abfrage- bzw. Mitteilungsportal benötigen Nutzer neben der Freischaltung der entsprechenden Nutzerrolle ein personengebundenes Authentifizierungszertifikat (siehe VII.).

^[1]   Identitätsadministratoren sind Beschäftigte bei Auftraggebern bzw. mitteilenden Behörden, die als Identitätsadministratoren für ihre Organisation abfragende bzw. mitteilende Nutzer des Wettbewerbsregisters verwalten. Voraussetzung hierfür ist eine Registrierung als Identitätsadministrator in SAFE.

^[2]   https://safe.safe-justiz.de/safe-registration-client/.

Es sind zwei Konstellationen zu unterscheiden:

1. Die Nutzer können bei dem projektbezogenen Auftraggeber selbst angesiedelt sein.

2. Die Nutzer können bei dem öffentlichen Subventionsgeber angesiedelt sein, der das Vorhaben im Sinne von § 99 Nr. 4 GWB zu mehr als 50 % fördert.

Der Registrierungsprozess läuft ebenfalls in vier Schritten ab:

1. Registrierung bei SAFE

Zu Beginn legt sich jede Person, die zum Nutzer bestellt werden soll (max. drei), im Identitätsmanagementsystem SAFE an, sofern sie noch nicht über eine SAFE-Identität für die projektbezogene Abfrage des Wettbewerbsregisters verfügt.

2. Bei Auftraggebern nach § 99 Nr. 2 GWB: Kontakt mit Gebietskörperschaft aufnehmen

Sofern kein eigenes Postfach (beBPo oder De-Mail-G) bei dem Auftraggeber vorhanden ist, ist Kontakt mit der zuständigen Gebietskörperschaft (z. B. Kommune) aufzunehmen.  Die Gebietskörperschaft muss die Auftraggebereigenschaft bestätigen und das Postfach zur Verfügung stellen. Die Rückantwort zur Antragstellung erfolgt ebenfalls über dieses Postfach.

3. Antragsübermittlung über Gebietskörperschaft

Im Anschluss ist für diese Personen das Antragsformular für projektbezogene Auftraggeber auszufüllen und von dem öffentlichen Subventionsgeber bzw. der zuwendungsbewilligenden oder -begleitenden Behörde über ein besonderes elektronisches Behördenpostfach (beBPo) oder De-Mail-Postfach an das entsprechende Postfach der Registerbehörde zu senden. Das Antragsformular wird von der Registerbehörde zur Verfügung gestellt. Zudem ist der beBPo- bzw. De-Mail-Nachricht von der übermittelnden Stelle grundsätzlich ein Nachweis anzuhängen, aus dem sich das Näheverhältnis[3] zwischen ihr und dem projektbezogenen Auftraggeber ergibt.

4. Bearbeitungsnachricht von der Registerbehörde und Nutzerfreischaltung

Sind die Nutzer beim öffentlichen Subventionsgeber bzw. der zuwendungsbegleitenden oder -bewilligenden Behörde angesiedelt, erfolgt die Prüfung des Antrags durch die Registerbehörde nach Eingang. Im Falle einer erfolgreichen Prüfung schaltet die Registerbehörde die bestellten Nutzer im Identitätsmanagementsystem SAFE frei. Sind die Nutzer hingegen bei dem projektbezogenen Auftraggeber angesiedelt, trägt die Registerbehörde – um ihnen übermäßigen Zeitdruck zu ersparen – dem kürzeren Freischaltungszeitraum von einem Monat dadurch Rechnung, dass grundsätzlich ein weiterer Zwischenschritt zwischen Antragstellung und Freischaltung vorgesehen ist. Innerhalb von drei Monaten kann der projektbezogene Auftraggeber selbst oder – mit dessen Einverständnis – die Behörde, die den Registrierungsantrag für den projektbezogenen Auftraggeber übermittelt hat, die Registerbehörde benachrichtigen, dass der Zeitpunkt für die Abfrage gekommen ist und die beantragten Nutzer nunmehr freigeschaltet werden sollen. Die Registerbehörde nimmt die Bearbeitung des Antrags und – nach erfolgreicher Prüfung – die Freischaltung der Nutzer erst auf die Benachrichtigung hin vor. Der Zwischenschritt ist optional.

^[3]   Näheverhältnis meint, dass es sich bei der übermittelnden Stelle tatsächlich um den öffentlichen Subventionsgeber, die zuwendungsbewilligende Behörde oder die zuwendungsbegleitende Behörde handelt.

Identitätsadministratoren benötigen zur Nutzerverwaltung über das Identitätsmanagementsystem der Justiz (SAFE) ein Authentifizierungszertifikat, das sie nach der Freischaltung durch die Registerbehörde kostenlos beziehen können.

Nutzer, die sich beim Web-Portal des Wettbewerbsregisters anmelden wollen, um eine Abfrage nach § 6 WRegG durchzuführen oder eine Mitteilung nach § 4 WRegG zu übermitteln, brauchen für die Anmeldung ebenfalls ein Authentifizierungszertifikat (Soft- oder Hardwarezertifikat).

Die Abfrage des Wettbewerbsregisters erfolgt elektronisch über das Web-Portal der Registerbehörde. Abfragen können nur Auftraggeber, die zuvor bei der Registerbehörde in der Eigenschaft als Auftraggeber registriert wurden.

Für den registrierten Auftraggeber können nur Bedienstete die Abfrage durchführen, die im Identitätsmanagementsystem SAFE als Nutzer registriert und von einem Identitätsadministrator des abfragenden Auftraggebers freigeschaltet sind.

Nach der Anmeldung im Web-Portal sind Angaben über das zugrundeliegende Vergabeverfahren und das Unternehmen, das für den Zuschlag vorgesehen ist, in die Felder der Eingabemaske einzutragen. Dazu gehören auch Handelsregisterdaten oder vergleichbare Registerangaben des Unternehmens sowie die Umsatzsteueridentifikationsnummer.

Das Abfrageergebnis wird in Form eines Ergebnisdokuments im Web-Portal für die Dauer von sieben Tagen bereitgestellt. Dort kann es von dem Nutzer, der die Abfrage durchgeführt hat, abgerufen werden.