Organisatorischer Umgang mit dem Schriftformerfordernis

Trotz breiter und massiver Kritik im Gesetzgebungsverfahren hat der deutsche Gesetzgeber bei der Umsetzung der Arbeitsbedingungenrichtlinie am Schriftsatzerfordernis für den Nachweis nach § 2 NachwG festgehalten. Besonders der Umgang mit diesem Schriftformerfordernis wird derzeit stark diskutiert. Zahlreiche Unternehmen befürchteten einen organisatorischen Mehraufwand und eine Überlastung der Personalabteilungen in den nächsten Tagen und Wochen. Wir geben an dieser Stelle eine kurze Einordnung, wie Unternehmen mit dem Schriftformerfordernis effizient umgehen können.

Wichtig ist zunächst das Verständnis, dass die Änderungen im NachwG nicht das Schriftformerfordernis des gesamten Arbeitsvertrags zur Folge haben (sofern dies nicht aus anderen gesetzlichen Gründen erforderlich ist, z.B. bei befristeten Arbeitsverhältnissen). Schriftlich mitgeteilt werden müssen nur die Arbeitsbedingungen im Katalog des § 2 Abs. 1 S. 2 NachwG. Die Auswirkung auf bestehende digitalisierte Abläufe ist daher gar nicht so gravierend wie derzeit vielfach behauptet wird.  Im Wesentlichen muss organisatorisch ein Verfahren gefunden werden, wie der Nachweis den Arbeitnehmer ohne größeren Aufwand schriftlich unterschrieben erreicht. An dieser Stelle empfehlen wir, den Unterschriftenprozess im Unternehmen anzupassen. In bestehenden Unterschriftenregelungen sollte aufgenommen werden, dass eine breite Personengruppe den Nachweis unterschreiben darf. Dies müssen nicht nur die Personen sein, die üblicherweise den Arbeitsvertrag unterschreiben dürfen. Je mehr Personen den Nachweis unterschreiben dürfen, desto schneller können die Nachweise ausgehändigt werden. Insbesondere Führungskräfte kommen in Betracht, die vor Ort bei den jeweiligen Arbeitnehmern sitzen. Der Prozess würde demnach so ablaufen, dass die dezentrale Personalabteilung den Nachweis erstellt, dieser lokal vom Abteilungsleiter o.ä. unterschrieben und am ersten Tag der Beschäftigung an den Arbeitnehmer überreicht wird. Dadurch kann das gesamte Verfahren mit verhältnismäßig geringem Aufwand betrieben werden. Möchte sich das Unternehmen mit Blick auf befürchtete Ordnungswidrigkeitsverfahren daneben absichern, empfiehlt sich ein kurzer Aktenvermerk der jeweiligen Führungskraft über die Aushändigung des Nachweises. Im Übrigen sollte es in einem potenziellen Verfahren zu Beweiszwecken jedoch genügen, auf den eingerichteten (Unterschriften-)prozess zu verweisen.