Erfolgsfaktoren und Fallstricke von IT-Projekten: Luther Checkliste gibt Hilfestellung

Die erfolgreiche Umsetzung von IT-Projekten ist für öffentliche Auftraggeber von zentraler Bedeutung. In unserer digitalisierten und technologisierten Welt hängt die Effizienz und Zukunftsfähigkeit der öffentlichen Verwaltung maßgeblich von der erfolgreichen Durchführung dieser Projekte ab. Dennoch scheitern rund 50 % aller IT-Projekte. Die Gründe dafür sind vielfältig, doch die meisten davon sind kontrollierbar. Der Misserfolg wird dadurch fast unvermeidlich.

Mit unserer Checkliste zur Vorbeugung typischer Probleme haben wir einen Leitfaden entwickelt, der eine erfolgreiche Durchführung von IT-Projekten in Vergabeverfahren sicherstellt. Im Folgenden werfen wir einen Blick auf die häufigsten Herausforderungen und die Schritte, um ihnen zu begegnen.

1. Klare Projektziele und Anforderungen definieren
Unklare oder widersprüchliche Anforderungen sind eine Hauptursache für Verzögerungen und Kostenüberschreitungen. Unsere Checkliste hilft, Ziele präzise nach der SMART-Methode (spezifisch, messbar, erreichbar, relevant, zeitgebunden) festzulegen und Missverständnisse durch umfassende Anforderungsanalysen zu vermeiden. Besonders wichtig ist, dass alle Stakeholder – von der Beschaffungsstelle über die Projektleitung bis hin zu den Endnutzern – die Anforderungen verstehen und diesen zustimmen.

2. Umfang des Projekts genau festlegen
Projektabweichungen (sogenannter „Scope Creep“) können das Budget sprengen und das Projekt erheblich verlängern. In unseren Beratungen empfehlen wir, den Projektumfang vorab detailliert zu dokumentieren und Genehmigungen für Änderungen über einen Change-Management-Prozess zu steuern.

3. Vermeidung von Vergabeverzögerungen
Viele Projekte verzögern sich durch komplexe Vergabeprozesse. Unsere Experten unterstützen bei der Konzeption rechtssicherer Vergabeverfahren, die eine faire Auswahl ermöglichen und dennoch zügige Entscheidungsprozesse erlauben. Hierzu gehört auch, alle Anforderungen transparent darzustellen und mögliche Eignungskriterien festzulegen. Ein übersichtlicher Aufbau der Vergabeunterlagen und eine vorausschauende Zeitplanung sind unerlässlich, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und den Projektbeginn nicht zu verzögern.

4. Optimierte Ressourcenplanung
Eine unzureichende Ressourcenplanung kann das gesamte Projekt ins Stocken bringen. Öffentliche Auftraggeber sollten frühzeitig Planungstools einsetzen, die die Verfügbarkeit und den Einsatz externer Dienstleister wie IT-Berater oder Systemintegratoren prüfen. Unsere Checkliste bietet eine Übersicht geeigneter Tools und Empfehlungen für die Festlegung realistischer Kapazitätspläne, die wichtige Puffer für Ressourcenengpässe beinhalten.

5. Vergaberechtskonforme Markterkundung
Die Einhaltung der Vergaberechtsvorschriften steht bei IT-Projekten stets im Vordergrund. Ein frühzeitiges Verständnis für das Marktangebot und die Anbieterlandschaft ist entscheidend, um realistische Leistungsbeschreibungen zu erstellen und die technischen Anforderungen korrekt zu definieren. Im Einklang mit den Anforderungen der EU-Vergaberechtsrichtlinien unterstützen wir dabei, Markterkundungen rechtssicher durchzuführen und potenzielle Anbieter gezielt zu identifizieren.

6. Transparente Ausschreibungsverfahren
Klare und strukturierte Vergabeverfahren minimieren die Risiken von Nachprüfungsanträgen. Der Einsatz von E-Vergabeplattformen sichert einen standardisierten Kommunikationsweg und dokumentiert alle Schritte transparent. Hierzu gehört auch die Dokumentation und Prüfung eingegangener Angebote sowie die Einhaltung von Fristen und Formalitäten, um die Vergabeverfahren rechtssicher abzuwickeln.

7. Flexible und agile Methoden in der Projektgestaltung
IT-Projekte erfordern flexible Ansätze, da technologische Anforderungen sich rasch ändern können. Wir empfehlen öffentliche Auftraggebern agile Methoden wie Scrum oder Kanban einzusetzen, um frühzeitig auf veränderte Anforderungen reagieren zu können und den Projektumfang dynamisch zu steuern, ohne den Gesamtprozess zu destabilisieren.

8. Sicherstellung der Compliance und Datensicherheit
Bei der Beschaffung von IT-Lösungen für die öffentliche Verwaltung spielt der Datenschutz eine zentrale Rolle. Unsere Checkliste berücksichtigt die Einhaltung aller relevanten Datenschutz- und Sicherheitsvorgaben und unterstützt bei der Integration dieser Anforderungen in die Vergabeunterlagen und IT-Verträge. Der Schutz personenbezogener Daten und die Umsetzung von Sicherheitsanforderungen sind entscheidend für den Erfolg und die Akzeptanz des Projekts.

9. Vorbereitung auf die Prüfung durch Fördermittelgeber und Revisoren
Da viele IT-Projekte durch staatliche oder europäische Fördermittel finanziert werden, ist es wichtig, die Richtlinien der Fördermittelgeber sowie die Anforderungen von Prüfinstanzen zu beachten. Die Checkliste enthält einen Leitfaden zur präzisen Dokumentation und Begründung der Vergabeentscheidung, um die Einhaltung der förderrechtlichen Vorgaben nachzuweisen. Regelmäßige Projektreviews tragen zur Transparenz und Rechenschaftsfähigkeit bei.

10. Langfristige Nutzbarkeit und Weiterentwicklung der IT-Lösungen
Die Zukunftsfähigkeit der beschafften IT-Systeme ist ein essenzieller Erfolgsfaktor. Für öffentliche Auftraggeber ist es wichtig, flexible und erweiterbare IT-Systeme zu beschaffen, die auch in den kommenden Jahren den Anforderungen genügen. Die Checkliste hilft, langfristige Nachhaltigkeitskriterien in die Vergabe und Umsetzung des Projekts zu integrieren und so die technologische Anschlussfähigkeit zu sichern.