FAQ – eForms: ein erster Praxisbericht

1. Begriffsdefinition: Was sind E-Forms im Vergaberecht?

Der Begriff „eForms“ bezieht sich auf die neu entwickelten elektronischen Standardformulare, die im Rahmen von EU-weiten Vergabeverfahren verwendet werden, um Informationen bezüglich der Bekanntmachung öffentlicher Aufträge zu übermitteln. Hierbei erfolgt eine Abkehr von den bislang genutzten EU-weit einheitlichen Standardformularen im PDF-Format. Mit den eForms wird eine detaillierte technische Beschreibung der Informationen zum Vergabeverfahren ermöglicht. Der bedeutende Unterschied liegt darin, dass die Formulare nicht mehr aus vordefinierten, allgemeinen Feldern bestehen. Stattdessen setzen sie sich aus den Datenfeldern zusammen, die zum jeweiligen Auftrag erforderlich sind. Auf der Vergabeplattform wird dann anstelle der bisherigen PDF-Datei eine (maschinenlesbare) XML-Datei generiert. Das bedeutet auch, dass sich kein „PDF“ nach der Projektanlage erzeugen lässt, um es ggf. in den Umlauf / zur Zeichnung durch andere Abteilungen zu geben.

Bieter werden sich bei der Auswertung der neuen eForms an die neue Struktur gewöhnen müssen. Die Bekanntmachungen werden länger. 50 PDF-Seiten Bekanntmachungstext sind bei Losvergaben keine Seltenheit. Außerdem finden sich Informationen teilweise über den Bekanntmachungstext verteilt. Beispiel: Die Angabe der zuständigen Vergabekammer versteckt sich zwischen dem Auftraggeber und dem eSender in Abschnitt 8 „Organisationen“. Angaben zum Rechtsschutz finden sich im Abschnitt 5 „Lose“. Wie sich diese neue Struktur auf die Erkennbarkeit von Vergaberechtsverstößen in der Bekanntmachung auswirkt, bleibt abzuwarten. Auftraggeber werden daher gehalten sein, dieses Transparenzdefizit in ihren Vergabeunterlagen auszugleichen, um sich zumindest auf eine Rügepräklusion nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB berufen zu können.

2. Was ist der Hintergrund und die Motivation für die Einführung?

„Ein Binnenmarkt von Daten“. Durch die Einführung der eForms setzt die Kommission grundlegende Prinzipien ihrer „eGovernment-Strategie“ in die Praxis um. Diese Prinzipien bilden die essenzielle Grundlage für eine effektive Digitalisierung von Prozessen und ermöglichen die kontinuierliche Verbesserung der Qualität sowie die Erschließung der Nutzungsmöglichkeiten und Auswertung der laufend anfallenden Prozessdaten. Von einer IT-Perspektive aus betrachtet, markiert die Einführung dieser Durchführungsverordnung für den Bereich des öffentlichen Einkaufs einen fundamentalen Paradigmenwechsel seitens der Kommission.