Mit Bitte um beAchtung – Anwaltliche Sorgfaltspflichten bei der Einreichung von Schriftsätzen im elektronischen Rechtsverkehr

Jedes elektronisch übermittelte Dokument muss für das Gericht bearbeitbar sein. Das bedeutet, dass grundsätzlich ein druckbares, kopierbares und durchsuchbares pdf-Dokument eingereicht werden muss. Ein mit Kopierschutz versehenes PDF-Dokument kann je nach Einstellung beispielsweise nicht kopier- und druckfähig sein, sodass die Nutzung solcher Schutzfunktionen bei einzureichenden pdf-Dokumenten mit Vorsicht erfolgen sollte. Die Verantwortung für die Bearbeitbarkeit des Dokuments trifft allein die verantwortlichen RechtsanwältInnen.

Um diese hohe Verantwortung auszugleichen, trifft die Gerichte eine Hinweispflicht. Sollte ein übermitteltes Dokument nicht wie vorgesehen bearbeitbar sein, so hat das Gericht die AbsenderInnen gemäß § 130a Abs. 6 ZPO unverzüglich darüber zu informieren, sodass der Fehler durch erneute, fehlerfreie Übermittlung geheilt werden kann. Die erneute Übermittlung muss unverzüglich, also ohne schuldhaftes Zögern, erfolgen. Zugleich müssen AbsenderInnen glaubhaft machen, dass das nachgereichte Dokument inhaltlich mit dem zuvor gemäß § 130a ZPO ungeeigneten Dokument übereinstimmt. Für die Glaubhaftmachung dürfte sich in der Praxis insbesondere die eidesstattliche Versicherung gemäß § 294 Abs. 2 ZPO eignen, die der Nachreichung direkt beigefügt sein sollte. Die Heilungsmöglichkeit gemäß § 130a Abs. 6 ZPO geht einer Wiedereinsetzung in den vorigen Stand vor. Bei erfolgreicher Heilung gilt das nachgereichte Dokument als bereits zum Eingangszeitpunkt des ungeeigneten, inhaltsgleichen Dokuments eingegangen.

Weitere technische Anforderungen an die Übermittlung und Bearbeitung elektronischer Dokumente lassen sich gemäß der Elektronischer-Rechtsverkehrs-Verordnung (ERVV) den Bekanntmachungen des Bundesministeriums des Justiz und für Verbraucherschutz  entnehmen. So müssen etwa in PDF-Dateien stets alle Inhalte, vor allem Grafiken und Schriftarten, schon in der Datei selbst enthalten und darstellbar sein; außerdem dürfen Dokumente die zulässige Höchstgrenze für das Volumen von derzeit 60 Megabyte nicht überschreiten.

Die zweite durch § 130a ZPO besonders hervorgehobene Fehlerkategorie ist die sichere und fristgerechte Übermittlung eines elektronischen Dokuments. Anders als bei mangelnder Bearbeitbarkeit existiert bei Übermittlungsfehlern grundsätzlich keine Heilungsmöglichkeit, da solche Fehler für die Gerichte oft nicht erkennbar sind. Es kommt daher allenfalls eine Wiedereinsetzung in den vorigen Stand in Betracht. Da eine fehlerhafte Übermittlung jedoch im Allgemeinen in den Verantwortungsbereich der AbsenderInnen fällt, dürfte ein Antrag auf Wiedereinsetzung in den vorigen Stand häufig am Verschulden (der mandatierten RechtsanwältInnen) scheitern. Diese trifft hier also eine besonders hohe Sorgfaltspflicht.

Die Versendung elektronischer Dokumente ist in vier Punkten besonders fehleranfällig:

    1. Übermittlungswege

§ 130a Abs.  4 ZPO weist vier sichere Übermittlungswege aus. Diese sind De-Mail, beA sowie dessen Entsprechungen für NotarInnen (beN) und Behörden (beBPo).

Bei der Übermittlung per De-Mail ist zu beachten, dass diese nur als sicher gilt, solange die sichere Anmeldung des/der AbsenderIn nachweisbar vorliegt und die De-Mail mit einer sogenannten Absenderauthentifizierung versendet wurde.

Von Übermittlungen per E-Mail ist – auch bei Versendung „nur zur Sicherheit“ – grundsätzlich abzuraten. Wird ein Dokument per E-Mail übermittelt, so handelt es sich um einen Übermittlungsfehler nach § 130a Abs. 2 ZPO – die Übermittlung ist also unwirksam. Zudem schädigen sämtliche Übermittlungen auf den nicht vorgesehenen Wegen auch die Anerkennung der neu eingeführten Übermittlungswege und belasten gerichtliche Kapazitäten unnötig.

    2. Signatur

Eine weitere Fehlerquelle ist die Signatur elektronischer Dokumente.

So ist auf den oben genannten sicheren Übermittlungswegen eine einfache Signatur ausreichend, wenn der Postfachinhaber den Versand des formbedürftigen Schriftsatzes selbst über sein beA veranlasst. Dies bedeutet, dass der Name eingetippt oder eine gescannte Unterschrift eingefügt wird. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist dann nicht mehr erforderlich. Wird das Dokument jedoch von einer anderen Person (bspw. MitarbeiterInnen) versendet, so ist die qualifizierte elektronische Signatur des/der verantwortlichen BerufsträgerIn notwendig.

Sowohl Containersignaturen, das heißt eine einzige bloße Signatur des alle Dokumente enthaltenden Containers (bspw. einer beA-Nachricht), als auch enveloping Signaturen, das heißt das Dokument umschließende Signaturen, sind unzulässig. Anlagen hingegen müssen, wenn sie zusammen mit einem signierten Schriftsatz eingereicht werden, nicht einzeln signiert werden.

Die Einreichung eines Dokuments ohne erforderliche Signatur ist nach § 130a Abs. 3 ZPO unwirksam. Weil aber auch solche Signaturmängel, ähnlich wie die mangelnde Bearbeitbarkeit, für die Gerichte ohne Weiteres und leicht erkennbar sind, dürfte auch hier ausnahmsweise eine prozessuale Fürsorgepflicht der Gerichte bestehen, auf die mangelnde Signatur hinzuweisen.

    3. Einhaltung von Fristen

Werden Fristen durch zuständige RechtsanwältInnen bis zum Schluss ausgeschöpft, so gelten erhöhte Sorgfaltspflichten. Dies gilt im elektronischen ebenso wie im analogen Rechtsverkehr. Im elektronischen Rechtsverkehr stellt sich das Problem aber, insbesondere angesichts möglicher technischer Fehler und deren Komplexität, mit einer neuen Relevanz. Denn sollten kurz vor Ablauf der Frist doch einmal Probleme auftreten, so besteht gerade bei NeueinsteigerInnen in Bezug auf die Programme die Gefahr, dass sie solche Probleme nicht schnell und selbstständig zu lösen vermögen.

Aus diesem Grund gilt im elektronischen Rechtsverkehr einmal mehr, dass Fristen nach Möglichkeit nicht voll ausgeschöpft werden sollten, damit AnwenderInnen mögliche technische Komplikationen noch rechtzeitig aus der Welt schaffen oder die Einreichung auf anderem Weg fristgerecht sicherstellen können.

    4. Überprüfung des Versendevorgangs

Eine weitere, besonders bedeutsame Pflicht für RechtsanwältInnen besteht darin, den Versendevorgang bis zu seinem Abschluss nachzuvollziehen. Auf diese Pflicht wies der Verfassungsgerichtshof Rheinland-Pfalz in einem Beschluss im September 2019 (VGH B 23/19) erneut hin. Konkret bedeutet dies: Die Statusänderung im beA von „Postausgang“ zu „gesendet“ zu verfolgen, genügt nicht. Stattdessen haben RechtsanwältInnen in ihrem beA die automatisch verschickte Eingangsbestätigung des Gerichts auf die Versendung der Nachricht inklusive aller Anlagen zu überprüfen. Nur nach Erhalt dieser Bestätigung darf der Absender berechtigt davon ausgehen, dass der Sendevorgang an das Gericht erfolgreich war. Das Fehlen der Bestätigung muss den/die VersenderIn zur Überprüfung und gegebenenfalls erneuten Übermittlung veranlassen.

Hier, wie in allen Bereichen des elektronischen Rechtsverkehrs, gilt eine der wichtigsten Regeln für RechtsanwältInnen: Mangelndes technisches Verständnis, etwa bei der Unterscheidung der Prüfung der Eingangsbestätigung von der Prüfung des Sendestatus einer beA-Nachricht, schützt nicht. RechtsanwältInnen sind vielmehr verpflichtet, sich das nötige technische Wissen bezüglich der relevanten Software und ihrer Verknüpfung mit eigener Rechtsanwaltssoftware selbstständig anzueignen, um ihre Pflichten wahrnehmen zu können.

RechtsanwältInnen können durch Fehler im elektronischen Rechtsverkehr leicht ihre Sorgfaltspflichten im Zivilprozess verletzen. Sie sind daher selbst in erhöhtem Maße dafür verantwortlich, im elektronischen Rechtsverkehr technisch ausgestattet zu sein und die nötigen Kenntnisse für den Umgang mit Hardware und Software mitzubringen.

Kanzleien und Unternehmen sind gut beraten, ihre RechtsanwältInnen hierbei bestmöglich, etwa durch Schulungen und regelmäßige Nachrüstungen und Updates, zu unterstützen. Die verbleibende Zeit bis zur Einführung der aktiven Nutzungspflicht sollte dafür genutzt werden, sich mit dem elektronischen Rechtsverkehr und seinen Anforderungen im anwaltlichen Alltag bestmöglich vertraut zu machen.

Weitere Hinweise und Handlungsanweisungen im Umgang mit dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach finden sich auf der Homepage der Bundesrechtsanwaltskammer zum beA.