Plötzlich Geschäftsführer

Eine der Kernpflichten des Geschäftsführers ist die Überwachung der Finanzlage und Sicherstellung der laufenden Zahlungsfähigkeit. So ist der Geschäftsführer verantwortlich für die laufende (ordnungsgemäße) Buchhaltung und die rechtzeitige Erstellung des Jahresabschlusses. Besonderes Augenmerk hat er dabei auf die rechtzeitige Erkennung bzw. Vermeidung von Insolvenztatbeständen, Überschuldung oder Zahlungsunfähigkeit, zu legen. Dies auch im eigenen Interesse. Denn bei einer verspäteten Insolvenzanmeldung kann der Geschäftsführer nicht nur persönlich für Forderungen von Gläubigern der Gesellschaft haften, es droht ihm auch ein Strafverfahren wegen Insolvenzverschleppung. Ist mehr als die Hälfte des Stammkapitals der Gesellschaft aufgebraucht, ist er verpflichtet dies der Gesellschafterversammlung mitzuteilen.

Der Geschäftsführer ist verpflichtet sämtliche gesetzlich erforderlichen Meldungen, Registrierungen und Erklärungen im Namen der Gesellschaft vorzunehmen. So hat er sicherzustellen, dass die Angaben im Handelsregister und im Transparenzregister vollständig und stets aktuell sind und etwaige gewerberechtliche Anmeldungen vorzunehmen und Genehmigungen einzuholen. Eine zentrale Pflicht ist auch die rechtzeitige Abgabe der vollständigen und richtigen Steuerklärungen der Gesellschaft, sowie das entsprechende Abführen der Steuern.

Der Geschäftsführer muss sicherstellen, dass er das Geschäft der Gesellschaft gegen Risiken absichert. Dazu gehört der Abschluss von Versicherungen wie auch eine zeitgemäße IT-Sicherheit. Aber auch IP-Rechte wie Marken, Rezepte, Patente oder Geschäftsgeheimnisse muss er durch Registrierungen schützen lassen oder durch entsprechende Vorkehrungen vor dem Zugriff Dritter bewahren. Unterlässt der Geschäftsführer solche Maßnahmen und führt dies zu Schäden der Gesellschaft kann er dafür im Einzelfall haften.

Der Geschäftsführer übernimmt für die Gesellschaft die Pflichten des Arbeitgebers. Das heißt, er schließt Arbeitsverträge ab und beendet sie, ist verantwortlich für die Einhaltung von gesetzlichen Arbeitsschutzbestimmungen und für die Abführung von Lohnsteuer und Sozialabgaben. Hinzu kommt die allgemeine Verwaltung der Arbeitsverhältnisse, die Personalführung und -entwicklung. Für nicht abgeführte Steuern und Abgaben kann der Geschäftsführer persönlich haftbar gemacht werden.

Der Geschäftsführer muss sicherstellen, dass sein Unternehmen intern wie extern jederzeit alle anwendbaren Gesetze einhält. Neben strafrechtlichen Vorschriften können dies produktbezogene Vorschriften, Datenschutz oder auch z. B. arbeitsrechtliche Bestimmungen sein. Wichtig ist, dass der Geschäftsführer auch für die Einhaltung der Gesetze durch seine Mitarbeiter verantwortlich ist und er dies durch Überwachung sicherstellen muss. Ab einer gewissen Größe des Unternehmens obliegt es ihm auch, ein Compliance-Management-System zu implementieren oder auch einen Compliance-Officer einzustellen.

Der Geschäftsführer sieht sich neben der eigentlichen „Geschäftsführung“ einer Vielzahl von Aufgaben und Haftungsfallen ausgesetzt. Schon im eigenen Interesse sollte er sich hierüber stets informiert halten und bei Bedarf fachkundige Hilfe einholen – sei es durch erfahrene Mitarbeiter oder externe Dienstleister und Berater.