Chancen und Herausforderungen bei Flexible Work

Sengpiel: Das Arbeiten im Homeoffice hat zwei Seiten. Es eignet sich nicht für jeden Arbeitsplatz und jeden Mitarbeiter. So gibt es gute Argumente für das Arbeiten zu Hause, aber auch dafür, ins Büro zu gehen. Wie so oft bei Anwälten, ist daher die richtige Antwort: Es kommt darauf an.

Sengpiel: Für unsere anwaltliche Arbeit brauchen wir den regelmäßigen und intensiven Austausch untereinander. Wir diskutieren Sachverhalte, tauschen uns zu Argumenten und Möglichkeiten aus. Das geht zwar auch über Telefonkonferenzen oder Video-Calls, fällt im persönlichen Austausch aber oft leichter. Deshalb kann das flexible Arbeiten im Homeoffice für unseren Berufszweig nur der Ausnahmefall sein. Dort, wo Homeoffice möglich wäre, braucht es Rahmenbedingungen, die ein effizientes Arbeiten, eine reibungslose Zusammenarbeit sowie die Vertraulichkeit von Mandanteninformationen sicherstellen.

Sengpiel: Um mobil erfolgreich zu arbeiten, sind individuell eine exzellente Organisation, eine gute Zeiteinteilung und eine strukturierte Arbeitsweise erforderlich. Wer das nicht professionell sicherstellen kann, für den ist das Homeoffice keine sinnvolle Option. Dann ist der Arbeitsplatz im Unternehmen besser geeignet. Denn im Unternehmensumfeld ist vieles vorstrukturiert; nach einer Störung findet man wieder leichter in den produktiven Rhythmus zurück.

Sengpiel: Für den Austausch mit den Kollegen ist es natürlich wichtig, auch bei Home-Office-Modellen Präsenz im Unternehmen zu zeigen und persönlich bei wichtigen Meetings zu erscheinen. Zu einem guten Teamzusammenhalt gehört es einfach dazu, sich zu treffen und persönlich auszutauschen. Bei zu häufiger Abwesenheit vom Büro kann es vorkommen, dass der Zusammenhalt im Team leidet und der persönliche Bezug zum Arbeitsplatz und dem Arbeitgeber abnimmt. Dies gilt in einer Anwaltskanzlei vor allem auch für Partner, damit sie ihren Mitarbeitern die notwendige Orientierung geben können.

Ein weiterer wichtiger Aspekt für effizientes Arbeiten im Homeoffice ist eine durchgängige Kommunikation im Team und unter Kollegen. Das betrifft besonders die Mitarbeiter, deren Aufgaben in enger Absprache mit anderen koordiniert werden müssen. Zwar kann man den Kollegen auch von zu Hause aus anrufen, doch verweist der auf einen weiteren Mitarbeiter, kann es mühselig werden. Da ist es in einigen Fällen eventuell doch einfacher, wenn man zum Schreibtisch des entsprechenden Kollegen gehen kann oder spontan ein Meeting in größerer Runde einberuft.

Sengpiel: Aus Sicht der Führungskraft ist Homeoffice kein Selbstläufer. Vor allem setzt dieses Arbeitsmodell gegenseitig eine Vertrauenskultur voraus. Aber auch einen Führungsstil, der den Mitarbeitern Verantwortungsübernahme und Gestaltungsspielräume ermöglicht. Da kommen viele Aspekte zusammen, die stark von der Persönlichkeit des einzelnen Mitarbeiters und der Führungskraft, vom Unternehmen und von der Tätigkeit abhängen. Und natürlich muss auch berücksichtigt werden, wie gut der Mitarbeiter die zu erledigenden Aufgaben bereits beherrscht, wie viel fachliche Kontrolle und Hilfestellung also noch erforderlich sind.

Sengpiel: Bei Luther ist es unser Anspruch, allen Mitarbeitern in unserem Unternehmen gleiche Chancen und Möglichkeiten zu gewähren. Doch tatsächlich lassen sich nun einmal nicht alle Aufgaben im Homeoffice erledigen. Einige Aufgaben können nur vor Ort erledigt werden, während andere – zumindest teilweise – von zu Hause aus erledigt werden können. Da kann es durchaus Irritationen und Spannungen geben. Diese lassen sich aber wie alle anderen Konflikte abbauen, indem Vorgesetzte mit ihren Mitarbeitern sprechen und die Gründe für ihre Entscheidung offenlegen. Ausschlaggebend ist, welche Lösung für das Unternehmen und insbesondere für unsere Mandanten sinnvoll und praktikabel ist.

Sengpiel: Die technischen Voraussetzungen für Homeoffice sind unternehmensseitig heute immer weniger ein Hindernis. Über eine abgesicherte IT- und Netzwerkinfrastruktur ist der Zugriff auf das Firmennetz möglich und damit auch das professionelle Arbeiten im Homeoffice. Produktivität und Qualität erfordern keine Anwesenheit. Um hervorragende Leistung zu erbringen, muss man nicht zwangsläufig anwesend sein. Doch dort, wo es den Austausch zwischen Menschen braucht, ist manchmal ein Vier-Augen-Gespräch durch keine Textnachricht per E-Mail, Chat oder ein Telefonat zu ersetzen.

Sengpiel: Das Thema Sicherheit ist für uns besonders sensibel. Hier können wir uns keine Nachlässigkeiten erlauben. Wir müssen uns sowohl auf die Technik als auch uneingeschränkt auf die Achtsamkeit unserer Mitarbeiter verlassen können. Wer im Homeoffice tätig sein möchte, muss die räumlichen Voraussetzungen für einen sicheren Arbeitsplatz erfüllen. Dazu gehört zum Beispiel ein separater Arbeitsraum, der sicherstellt, dass Unbefugte keine vertraulichen Informationen zum Unternehmen oder über Mandate sehen können. In unserem Beruf können wir uns hier keine Kompromisse erlauben.

Sengpiel: Genauso ist es: Ich selbst habe es im Zug schon häufiger erlebt, dass am Telefon Namen von Unternehmen oder Personen genannt werden, Bildschirme nicht vor unbefugten Blicken geschützt sind, Taschen mit vertraulichen Unterlagen etwa beim Gang zur Toilette unbeobachtet offen liegen bleiben. Für uns als Anwälte ist so etwas berufsrechtlich höchst problematisch, da Mandantennamen und Mandatsinformationen höchst vertraulich sind. Mitarbeiter müssen dafür sensibilisiert werden, welche Risiken mit einer Tätigkeit in der Öffentlichkeit verbunden sind.

Sengpiel: Ich habe mich noch nie neuen Themen und Trends versperrt. Daher stehe ich auch dem Bedürfnis nach flexiblem Arbeiten im Homeoffice offen gegenüber. Da es hier aber keine One-size-fits-all-Lösung gibt, empfehle ich, Home-Office-Möglichkeiten immer situations- und aufgabenabhängig sowie in Absprache mit dem Team im Einzelfall zu vereinbaren.

Sengpiel: Als Orientierung für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben wir Grundsätze und Leitlinien für Homeoffice bei Luther formuliert. Diese sind allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zugänglich und lassen sich beispielsweise in unserem Intranet einsehen. Eine Checkliste gibt Orientierung, welche technischen und organisatorischen Voraussetzungen erfüllt werden müssen, um im Homeoffice zu arbeiten.

Zusammenfassend lässt sich für Luther sagen, dass Homeoffice bei uns immer vom Einzelfall abhängt. Die personalverantwortlichen Partner oder Führungskräfte sollen die Umstände des Einzelfalls abwägen und eine sachgerechte Entscheidung treffen. Hierbei spielen sowohl die zu erledigenden Aufgaben als auch die Kompetenzen und Arbeitsweisen des jeweiligen Mitarbeiters eine Rolle. Aus der Diskussion im Kreis der Partner weiß ich, dass die Partner diese Entscheidung gewissenhaft treffen werden. Luther macht auch hier deutlich, dass wir die Möglichkeiten der Flexibilisierung verantwortungsbewusst nutzen wollen.