20.08.2019
Singapur ist derzeit das dritt innovativste Land der Welt laut einer Studie des multinationalen Investment Management Konzerns JLL. Es gilt als regionaler Hub vor allem für Forschung und Entwicklung und Dienstleistungen aller Art und befindet sich an der Spitze der Länder mit dem höchsten Anteil an ausländischen Direktinvestitionen in High-Tech Industrien. Viele ausländische Start-Ups zieht es daher nach Singapur, um in diesem innovativen Umfeld zu wachsen und von hier aus nach ganz Südost-Asien zu expandieren. Trotz aller Verlockungen sollten wichtige Entscheidungen dabei sorgfältig getroffen werden.
Schnelligkeit ist für Start-Ups besonders wichtig. Eine Gesellschaft in Singapur zu gründen dauert nach dem obligatorischen Compliance Check üblicherweise nur wenige Stunden. Nach vollzogener Eintragung der neu gegründeten Gesellschaft im Handelsregister kann mit der Geschäftstätigkeit sofort begonnen werden – ein Termin beim Notar ist ebenso entbehrlich wie behördliche Genehmigungen abwarten zu müssen. In unserer täglichen Beratung fällt uns auf, dass Gründer jedoch häufig nicht ausreichend antizipiert und vor allem kommuniziert haben, wie genau die interne Organisation und Struktur der Gesellschaft langfristig aussehen soll. Im Nachgang der schnellen Gründung bereiten solche Punkte dann Probleme, die bei genauerer Vorbereitung und entsprechender Beratung leicht lösbar sind. Wir zeigen im Folgenden, welche Punkte kritisch werden können:
Die am häufigsten zu findende Gesellschaftsform in Singapur ist die „Private Limited“, kurz „Pte. Ltd.“, die der englischen Limited nachgebildet ist und strukturell am ehesten mit einer deutschen Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) vergleichbar ist. Diese kann zu 100% ausländisch gehalten werden, ohne dass ein Joint Venture mit einem lokalen Partner erforderlich wäre.
Geschäftsführendes Organ der Pte. Ltd. ist das Direktorium als Gremium, das sogenannte „Board of Directors“, welches entweder aus einem oder mehreren Direktoren, den „Director(s)“, gebildet wird. Unbedingt vermieden werden sollte, dass der tatsächlich Geschäftsführende als einziger Direktor im Board of Directors bestellt ist oder ein „Zwei-Mann“ Direktorium entsteht. Üblich und zu empfehlen ist hingegen eine Besetzung mit drei oder fünf Personen, um Mehrheitsentscheidungen zu ermöglichen und Blockaden zu vermeiden. Ein aus dem Direktorium heraus ernannter „Managing Director“ hat, anders als der Geschäftsführer einer deutschen GmbH, an sich keine Alleinvertretungsbefugnis, so dass Dritte, so zum Beispiel Banken, nicht basierend auf Instruktionen des Geschäftsführers ein Konto eröffnen oder die Zeichnungsberechtigung für das Konto ändern würden, sondern stattdessen einen Direktorenbeschluss dafür verlangen. Daher ist die vorgenannte Handlungsfähigkeit des Direktoriums so wichtig.
Art und Umfang der Geschäftsführungsbefugnis bestimmt sich danach, was das Direktorium bestimmt. Die Ernennung des Geschäftsführers wird konkludent als Übertragung der Befugnis, das Tagesgeschäft der Gesellschaft zu führen, angesehen. Man kann auch in der Satzung der Gesellschaft Regelungen dazu treffen, üblicher und auch empfohlen ist es allerdings, dies im Arbeitsvertrag oder in einer Geschäftsordnung für die Direktoren zu tun.
Neben dem Board of Directors muss auch zwingend ein “Company Secretary” bestellt werden. Hierbei handelt es sich um den internen Verwalter der Gesellschaft, der als eine Art „Mini-Notar“ unter anderem sämtliche Änderungen der Gesellschaft, wie zum Beispiel eine Anteilsübertragung, Wechsel eines Direktoren, oder Satzungsänderung prüft, vornimmt und diese dann dem Handelsregister meldet. Das Handelsregister selber prüft den Vorgang in der Regel nicht mehr.
Da die Kernaufgabe des Company Secretary die Führung des internen Handelsregisters und die Überwachung der Einhaltung der (lokalen) gesetzlichen Compliance-Vorschriften durch die Gesellschaft ist, wird diese Aufgabe zumeist an externe Wirtschaftsprüfer oder Kanzleien übertragen. Aufgrund der bedeutenden Funktion des Company Secretary sollte vorab sorgfältig geprüft werden, ob der gewünschte Kandidat die notwendige Kompetenz für das Amt mit sich bringt. Der vorschnelle Gang zum günstigsten Company Secretary Anbieter ist aufgrund der hohen Anforderungen an die Einhaltung der Formalitäten nicht zu empfehlen.
Sollte(n) der oder die Gründer einer Gesellschaft in Singapur selbst vor Ort für die Gesellschaft tätig werden wollen, so muss bedacht werden, dass eine Arbeitserlaubnis für die Tätigkeit benötigt wird und ein einfaches Business Visum dafür nicht ausreicht. Wenn der Gesellschafter und die Person, für die eine Arbeitserlaubnis unter der Gesellschaft benötigt wird, identisch sind, ist der sonst übliche „Employment Pass“ nicht die richtige Form der Arbeitserlaubnis. Vielmehr muss dann eine Arbeitsgenehmigung in Form eines „EntrePass“ beantragt werden. Das Antragsverfahren für einen EntrePass ist im Vergleich zur Beantragung eines Employment Pass viel aufwendiger. So muss beispielsweise ein detaillierter Business Plan vorgelegt werden und auch die Qualifikation als „Unternehmer“, „Innovator“ oder „Investor“ mit entsprechendem Track Record nachgewiesen werden.
Start-Ups, die bereits in Deutschland etwa unter einer GmbH tätig sind, können das beschriebene Problem einfach dadurch lösen, dass die GmbH Gesellschafterin wird. Dann besteht keine Identität mehr zwischen Gesellschafter und der Person, für die eine Arbeitserlaubnis beantragt wird, und die Arbeitsgenehmigung kann als Employment Pass beantragt werden.
Mindestens einer der Direktoren der Gesellschaft muss lokal ansässig sein, wobei eine ordentliche Arbeitserlaubnis in Form eines Employment Pass ausreicht, um dieses Kriterium zu erfüllen. Gründer, die bereits auf Basis einer Arbeitserlaubnis in Singapur sind, möchten daher häufig das Amt des Direktoren in der von ihnen neu gegründeten Gesellschaft selbst übernehmen. Die Übernahme des Direktorenamtes in einer anderen Gesellschaft als der, für die man eine Arbeitsgenehmigung hat, bedarf jedoch der Zustimmung des „Ministry of Manpower“. Die Genehmigung wird nur in Ausnahmefällen erteilt. Wird also die Gründung mehrerer Gesellschaften in Singapur angestrebt, oder besteht bereits ein Arbeitsverhältnis mit einer anderen Gesellschaft vor Ort, sollte daher gut überlegt werden, bei welcher Gesellschaft man wirklich Direktor werden kann oder möchte. Kann die Funktion mangels behördlicher Genehmigung nicht selbst wahrgenommen werden, können externe Dienstleister die Rolle des lokalen Direktoren treuhänderisch übernehmen.
Häufig unterschätzt wird, wie viel Zeit und Mühe für die Durchführung des Compliance Checks der Banken bei der Eröffnung des Gesellschaftskontos benötigt wird. 2 bis 3 Monate sollte dafür eingeplant werden. Auch sollte eingeplant werden, dass zumindest einer der wirtschaftlich Berechtigten (Ultimate Beneficial Owner) vor Ort persönlich bei der gewünschten Bank vorspricht und das Geschäftsmodell mitsamt Business Plan vorstellt. Auch wenn die Gründung der Gesellschaft als solche also keine Anwesenheit der Gründer vor Ort erfordert, sollte vor diesem Hintergrund zeitnah eine Reise nach Singapur eingeplant werden.
Der Körperschaftssteuersatz in Singapur liegt bei 17 %, wobei zahlreiche Steuererleichterungen dazu führen, dass der effektive Steuersatz deutlich darunter, häufig bei nur etwa 11 % liegt. Für neu gegründete Gesellschaften gilt für die ersten 3 Steuerjahre eine besondere Steuererleichterung, nach der die ersten 100.000 SGD im Jahr an steuerbarem Gewinn zu 75 % steuerfrei sind und die nächsten 100.000 SGD nur zu 50 % besteuert werden. Für die Inanspruchnahme dieser Erleichterung müssen mindestens 10 % der Anteile an der Gesellschaft von einer natürlichen Person gehalten werden. Sogenanntes „Foreign Sourced Income“ ist steuerfrei in Singapur, solange es dort nicht erhalten wird. Eine Kapitalertragssteuer gibt es nicht. Dividenden, die in Singapur an die Gesellschafter ausgeschüttet werden, müssen in Singapur nicht versteuert werden; eine Quellensteuer auf die Dividende besteht nicht. Vor diesem Hintergrund sollte geprüft werden, wie man gegebenenfalls bereits im Ausland bestehende oder zukünftig geplante Gesellschaften berücksichtigt und einbindet, um die steuerliche Belastung der Gruppenunternehmen zu optimieren. Insbesondere bei dieser komplexen Thematik rechnet sich die Beiziehung steuerrechtlicher Expertise, um Vorteile aus steuerlichen Gestaltungen nicht zu verschenken.
Alles in allem können einige Stolpersteine auf dem Weg zum Erfolg durch eine gute Planung vermieden werden und der Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz hierdurch entscheidend gefestigt werden. Wir raten dazu, genau dies zu tun und das große Ganze zwischen den einzelnen kleinen Schritten nicht aus den Augen zu verlieren. Weiterhin raten wir, alle wesentlichen Punkte, - wenn immer möglich - auch vertraglich in entsprechenden Gesellschafts-, Arbeits- und Lizenzverträgen etc. schriftlich festzuhalten. Eine gute Beratung zu Beginn hilft hier meist immens weiter und sollte unbedingt in Anspruch genommen werden.
Singapore is currently the third most innovative country in the world according to a report by the multinational investment management group JLL. It is regarded as a regional hub for Research & Development (R&D) and services of all kinds and is among the countries with the highest number of foreign direct investments in high-tech industries. Many foreign start-ups are therefore attracted to Singapore in order to grow in this innovative environment and to expand from here to the whole of Southeast Asia. Despite all temptations important decisions should be made with due care.
High speed is particularly important for start-ups. Establishing a company in Singapore usually only takes a few hours upon the mandatory compliance check. Once the incorporation of the newly founded company has been filed to the commercial register, business activities can begin immediately without the need for an appointment with a notary or having to wait for permits from the authorities. As part of our daily consulting practice we notice that founders rarely anticipate and communicate sufficiently, in particular with regard to what the internal organisation and structure of the company should exactly look like in the long term. In the aftermath of a quick incorporation, such aspects may cause problems that could have been easily prevented by a more thorough preparation and appropriate advice. We focus on such points that may become critical in the following:
The legal form most frequently used for setting up a company in Singapore is the "Private Limited", short "Pte. Ltd.", which is modelled after the English Limited and is structurally most comparable with a German limited liability company (GmbH). It can be held up to 100 % by a foreigner without the need for a joint venture with a local partner.
The managing body of the Pte. Ltd. is the “Board of Directors” as a committee, which consists of one or more directors. It should be avoided to appoint the managing director as the sole director or that a two-man board is formed. It is more common and recommended to have three or five directors in the Board of Directors in order to enable majority decisions and avoid blockades. A Managing Director appointed from the Board of Directors has, unlike the managing director of a German GmbH, no sole power of representation, so that third parties, for example banks, will not open an account or change the authorised signatory for the account based on orders made by the Managing Director, but instead require a board resolution. This is why the Board of Directors’ capacity to act is so important.
The nature and extent of the executive power is determined by what the Board of Directors decides. The appointment of the Managing Director is implicitly regarded as a delegation of the power to conduct the day-to-day business of the company. It is also possible to stipulate this in the company's articles of association, but it is more common and also recommended to do so in the employment agreement or in the rules of procedure for the Directors.
In addition to the Board of Directors, a "Company Secretary" must also be appointed. This is the internal administrator of the company who, as a kind of "mini notary", examines and executes all changes to the company, such as a transfer of shares, a change of director or an amendment to the articles of association, and then files these with the commercial register. Normally, the commercial register itself does not review the process any more.
Since the Company Secretary's core task is to maintain the internal commercial register and to monitor compliance with (local) legal compliance regulations by the company, this task is usually delegated to external auditors or law firms. Due to the important function of the Company Secretary, it should be carefully assessed in advance whether the desired candidate has the necessary competence for the role. Engaging the cheapest Company Secretary provider is not recommendable due to the high demands on compliance with formalities.
Should the founder(s) of a company in Singapore wish to act locally for the company, for example as a Director, then it must be considered that a work permit will be required and a simple business visa is not sufficient for that purpose. In case the shareholder and the person requiring the work permit are identical, the usual "Employment Pass" is not the right form of work permit. Instead, a work permit in the form of an "EntrePass" must be obtained. The application procedure for an EntrePass is much more complex than applying for an Employment Pass. For example, a detailed business plan must be submitted and the qualification as "entrepreneur", "innovator" or "investor" including a corresponding track record must also be provided.
Start-ups that are already established in Germany as a GmbH, for instance, can solve the problem simply by making the GmbH the shareholder. There will then no longer be any identity between the shareholder and the person requiring the work permit, thus the normal Employment Pass will suffice.
At least one of the Directors of the company must be a local resident, and an ordinary work permit in the form of an Employment Pass is sufficient to meet this criteria. Founders who are already in Singapore on the basis of a work permit will often wish to take over the position of the Director of the newly formed company themselves. However, becoming a Director in a company other than the one for which a work permit has been issued requires an approval of the "Ministry of Manpower". This permit is issued only in exceptional cases. If several companies are to be established in Singapore, or if there is already an employment relationship with another local company, it should therefore be carefully considered which company one can or would really like to become a Director of. If this position cannot be taken over due to lack of official approval, external services can assume the role of the local Director on a fiduciary basis.
It is often underestimated how much time and effort is required to accomplish the compliance check of the banks for the opening of a corporate bank account. 2 to 3 months should be planned in for this purpose. It should also be anticipated that at least one of the Ultimate Beneficial Owners will appear in person at the desired bank and present the business model and business plan. Even if the incorporation of the company as such does not require the local presence of the founders, a trip to Singapore should still be planned in due time to do this.
The corporate tax rate is at 17%, with many tax relieves resulting in a significantly lower effective tax rate, often only around 11%. For newly established companies a special tax relief applies for the first 3 tax years; according to which the first 100,000 SGD of taxable profit per year are 75 % tax-free and the next 100,000 SGD will only be taxed at 50 %. To claim this benefit at least 10 % of the shares in the company must be held by a natural person. So-called "Foreign Sourced Income" is tax-free in Singapore as long as it is not received there. There is no capital gains tax. Dividends distributed to shareholders in Singapore do not have to be taxed in Singapore, there is no withholding tax on the dividends. Against this background, it is essential to examine how existing or future companies abroad can be taken into account and integrated in order to optimise the tax burden on the group companies. In this complex area in particular, the use of tax law expertise pays off in order not to give away advantages from tax arrangements.
All in all pitfalls on the road to success can be avoided by good planning and the competitive advantage over the competitors can thus be decisively consolidated. We advise to do exactly this and to not to lose sight of the big picture for the sake of small steps. Furthermore, we advise to, whenever possible, fix all essential points contractually in corresponding articles of association, employment agreements, licence agreements, etc. A competent consultation at the beginning is usually extremely helpful and should be used at all costs.
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